Die Beglaubigung von Urkunden und Kopien

Bei bestimmten Behördengängen müssen Sie wichtige Urkunden oder Kopien davon beglaubigen lassen. Die Beglaubigung dient dazu, die Echtheit des Dokumentes zu verifizieren. Wozu Sie eine Beglaubigung benötigen, wie das Verfahren abläuft und welche Behörden dafür zuständig sind, erfahren Sie hier.

Was ist eine Beglaubigung?

Eine Beglaubigung bestätigt die Echtheit Ihrer Unterschrift auf einer Urkunde oder die Echtheit einer Kopie und bestätigt, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt. Man unterscheidet zwischen folgenden Beglaubigungen:

Beglaubigung einer Unterschrift:

Wird bei einer öffentlichen Urkunde die Unterschrift beglaubigt, so bestätigt dies die Echtheit des Dokuments und die Eigenschaft, in der der Unterzeichnende gehandelt hat. Die Beglaubigung erlangt Ihre Gültigkeit mit einer Unterschrift der zuständigen Behörde und einem Amtssiegel.

Die Beglaubigung der Unterschrift einer Urkunde ist notwendig für die Verifizierung deutscher Dokumente im Ausland und ausländischer Dokumente in Deutschland.

Beglaubigung einer Kopie:

Sie können jedoch nicht nur eine Urkunde, sondern auch eine Kopie davon beglaubigen lassen. Ist eine Kopie beglaubigt, so kann sie für dieselben Zwecke verwendet werden, wie die Originalurkunde.

Die Beglaubigung bestätigt in diesem Fall, dass die Kopie vollkommen dem Original entspricht. Diese Art der Beglaubigung ist sinnvoll, wenn wichtige Urkunden eingereicht werden müssen und eine normale Kopie nicht ausreicht. Oft wollen die Behörden die Urkunde behalten und akzeptieren daher keine Originale.

Urkunden, die beglaubigt werden müssen, sind unter anderem:

• • Geburtsurkunde
• • Sterbeurkunde
• • Heiratsurkunde
• • Scheidungsurkunde
• • Zeugnisse

Wann brauche ich eine Beglaubigung?

Eine Beglaubigung kann bei verschiedenen Behördengängen notwendig sein. In folgenden Fällen müssen Sie Urkunden oder Kopien beglaubigen lassen:

Beglaubigung im Inland

Es kann sein, dass eine deutsche Behörde oder Institution beglaubigte Kopien Ihrer deutschen Urkunden verlangt. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie standesamtlich heiraten. In diesem Fall benötigen Sie etwa beglaubigte Abschriften aus dem Geburtsregister.

Bei der Bewerbung für Studiengänge können beglaubigte Kopien vorhandener Zeugnisse von den Universitäten verlangt werden.

Internationale Beglaubigung

Beglaubigungen sind vor allem dann notwendig, wenn Sie deutsche Urkunden im Ausland oder ausländische Urkunden in Deutschland verwenden wollen. Damit die Dokumente internationale Gültigkeit erlangen, muss ihre Echtheit durch eine Beglaubigung bestätigt werden. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie als Ausländer in Deutschland oder als Deutscher im Ausland heiraten, studieren oder arbeiten wollen.

Der Prozess ist hier unter Umständen komplizierter als die inländische Beglaubigung, denn hier sind in der Regel zwei Länder und mehrere Behörden involviert.

Beglaubigungen im internationalen Rechtsverkehr nennen sich Legalisation.

Legalisation

Soll eine deutsche Urkunde im Ausland oder eine ausländische Urkunde in Deutschland verwendet werden, so ist nach einer inländischen Beglaubigung die Legalisation oder alternativ eine Apostille notwendig.

Zunächst muss die Urkunde von der zuständigen Behörde des Staates, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, vorbeglaubigt werden. Das bedeutet, wenn Sie als Ausländer an einer Universität in Deutschland studieren möchten und dafür Zeugnisse benötigen, müssen Sie diese zunächst in Ihrem Heimatland vorbeglaubigen lassen.

Anschließend wird die Urkunde von der Deutschen Auslandsvertretung in Ihrem Land legalisiert und somit die Echtheit des Dokumentes bestätigt. Danach kann die Urkunde bei der Deutschen Behörde oder Institution eingereicht werden.

Apostille

In einigen Ländern wird die Legalisation durch die Apostille ersetzt. In diesem Fall wird die Beglaubigung in einem einzigen Schritt durchgeführt und so wird der ansonsten zeitaufwendige und komplizierte Prozess erleichtert. Die Länder, in denen Apostillen ausgestellt werden, finden Sie im Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (Apostilleübereinkommen).

Wo kann ich eine Beglaubigung beantragen?

Je nachdem, für welchen Zweck und in welchem Land Sie eine Beglaubigung benötigen, sind unterschiedliche Behörden und Institutionen dafür zuständig:

• • Zuständige Behörde im Ausland,
• • Deutsche Auslandsvertretung,
• • Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten,
• • Bürgeramt,
• • Standesamt,
• • Schulen und Universitäten oder
• • Notare

Wie bekomme ich eine Beglaubigung?

Für eine Beglaubigung müssen Sie einen Termin bei der zuständigen Behörde oder einem Notar vereinbaren. So vermeiden Sie lange Wartezeiten.

Je nachdem, ob Sie eine Beglaubigung im Inland wollen oder Ihre Dokumente fürs Ausland beglaubigen möchten, müssen Sie mit unterschiedlichen Prozessen und damit verbundenen Wartezeiten rechnen. Bei kurzen Dokumenten fürs Inland bekommen Sie die Beglaubigung oft direkt beim Termin ausgehändigt.

Auch die Kosten variieren je nach Art der Beglaubigung. Bei Beglaubigungen in Deutschland bezahlen Sie in der Regel 5-20 €, während die Kosten bei einer Legalisation fürs Ausland aufgrund des mehrstufigen Prozesses je nach Land stark variieren können.

Notwendige Dokumente

Neben einem amtlichen Lichtbildausweis (Personalausweis, Reisepass) müssen Sie das Originaldokument zur Beglaubigung mitbringen. Beglaubigte Kopien reichen für die Erstellung weiterer beglaubigter Kopien nicht aus.

Die Echtheit von Urkunden und Kopien bestätigen

Eine Beglaubigung bestätigt entweder die Echtheit einer Unterschrift auf einer Urkunde und damit deren Gültigkeit oder die Übereinstimmung einer Kopie mit ihrem Original.

Beglaubigungen können Sie für verschiedene Zwecke in Deutschland und auch im Ausland benötigen. Die Beglaubigung im internationalen Rechtsverkehr wird als Legalisation bezeichnet und kann durch eine Apostille ersetzt werden.

Je nachdem, ob Sie die Beglaubigung für eine Deutsche Behörde oder im Ausland benötigen, fallen verschiedene Kosten an.